Информационное обеспечение процесса управления
Информационно-управляющая система (ИУС) определяется как формальная система для выдачи администрации информации, нужной для принятия решений.
Одна из принципиальных заморочек, связанных с новой технологией ИУС, - это легкость, с которой можно выдавать чрезмерное количество информации. А избыток информации также затрудняет процесс принятия решения, как и её недочет. Погребенный под грудой несущественных фактов, управляющий либо может просмотреть важную информацию, либо не сумеет довольно скоро установить её для современного принятия решения. Следовательно, отлично проектированная ИУС избирательно снабжает управляющего информацией только того типа, которая нужна для его деятельности. По способности, информацию нужно как можно плотнее “сжимать”, чтоб ускорить процесс её скопления.
Как и большая часть остальных вспомогательных средств управления, на работу ИУС оказывают влияния конфигурации внутренних и внешних событий. Хоть какое изменение в структуре организации традиционно значит, что какую-то конкретную информацию необходимо будет направлять по другому адресу. К примеру, если высшее управление воспринимает шаги к децентрализации организационной структуры, нужно модифицировать ИУС таковым образом, чтоб снабжать управляющих более низких звеньев отчетами и другой информацией, которая ранее была адресована лишь высокому управлению. Аналогично, если вышло изменение целей, к примеру, вследствие решения выпускать новое изделие, необходимо также изменить и модернизировать ИУС, чтоб она выдавала информацию о новейших потребителях и конкурентах. Если от правительственных органов поступают новейшие распоряжения относительно налогообложения, сохранности изделия, потребительской информации, гарантий прав на работу и т.П., Нужно модернизировать ИУС с целью сбора, хранения, обработки и распределения новой нужной информации.
Руководящие работники не могут предвидеть, какая конкретно информация им может понадобиться. Конфигурации банковского процента, вероятное слияние компаний, объявление конкурентов о выпуске нового изделия может вынудить управляющего разыскивать соответствующие данные и собирать практически по крохам нужную ему для принятия решения информацию. Даже рутинный анализ оперативных данных может породить самые нежданные вопросы.
Внешняя система направляет свои ИП для того, чтоб предприятие правильно изменило свое поведение, но это может быть только в том случае, если менеджер предварительно был обучен правильному восприятию соответствующего информационного продукта.
Исследователи в области теории информации обращают внимание на то, что для понимания и последующего использования конкретной порции информации получатель обязан обладать определенным запасом знаний. Совокупность знаний, позволяющих распознать некое множество информационных товаров именуется информационным потенциалом.[7]
Обучение, либо формирование информационного потенциала, менеджера осуществляется с помощью ИП, вырабатываемых внешними системами и посылаемых в информационное поле. Естественно поделить все ИП на управляющие и обучающие. Следует заметить, что сами системы такового явного деления не создают.
Вырабатывая управляющие ИП, системы не заботятся о том, чтоб самим же изготавливать адекватные им обучающие ИП. Предполагается, что менеджеры уже получили их ранее в учебных системах либо что какая-то другая система их уже выпустила либо выпустит позднее. Более ярко это выражается в денежной сфере, когда постановления Правительства разъясняются потом налоговой службой либо центральным банком.
Обучающие ИП направляются в то же глобальное информационное поле, где они смешиваются с другими управляющими ИП и нейтральными информационными изделиями.
Информационный потенциал менеджера обязан обеспечить восприятие всех видов ИП, чтоб его управленческие решения не привели к отрицательным последствиям для компании. Жизнеспособность компании напрямую зависит от его информационного потенциала.
В процессе управления встречаются самые разные ситуации, очень сложные трудности и задачки. Поэтому менеджеру приходится воспринимать организационные, экологические, организационно-экономические, социальные, социально-экономические, производственно-технологические и технические решения.
Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования: краткость, четкость формулировок, своевременность поступления; ублажение потребностей конкретных управляющих; точность и достоверность, верный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.