Практическое применение самоменеджмента руководителем

Следующая функция самоменеджмента - планирование личного времени менеджера. При планировании обеспечивается рациональное использование самого ценного достояния - времени: либо имеющееся время употребить для плодотворной деятельности (максимальный критерий), либо достичь поставленных целей с меньшим расходом времени (минимальный критерий).

Планирование означает подготовку к реализации целей и структурирование (упорядочение) времени.

При увеличении затрат времени на планирование сокращается время, необходимое для исполнения, что в конечном счете приводит к экономии времени в целом. Рекомендуется около 1% планового периода (год, месяц, день) расходовать на планирование.

Следует заметить, что на практике преобладает недооценка менеджерами значимости планирования своей деятельности и соответственно недостаточное выделение ими времени на осуществление планирования личного времени.

Можно выделить следующие основные правша планирования рабочего времени менеджера:

· Охватывать планом лишь 70-80% рабочего времени, оставляя время на решение непредвиденных проблем.

· Осуществлять реалистичное планирование.

· Фиксировать в планах преимущественно не действия, а ожидаемые результаты.

· Отличать важное от срочного и избегать тирании срочных дел.

· Определять, какую работу выполнить лично, а какую можно поручить другим. компетенции

· В течение всего планового периода пересматривать и корректировать планы с точки зрения полной и своевременной реализации дел.

· Планировать использование также личного времени.

· Планировать и использовать эффективно время на поездки и ожидания.

· Резервировать большие непрерывные периоды времени на решение крупных задач.

· Стараться планировать альтернативно и искать лучший вариант.

· При планировании учитывать приоритетность, значимость дел для достижения целей.

· Предусматривать в планах время на повышение квалификации.

· Согласовать свои планы с коллегами и подчиненными.

· В план на определенный период включать в первую очередь невыполненные в предыдущем периоде дела, если нет срочных.

· При планировании учитывать изменения работоспособности в течение рабочего дня.

· Отводить для выполнения дел ровно столько времени, сколько требуется.

· Устанавливать точные сроки выполнения дел.

· Составлению плана работы на определенный период должен предшествовать анализ выполнения плана за аналогичный предшествующий период.

· Обеспечивать гибкость планов.

· Объединять при планировании небольшие однородные дела в рабочие блоки.

· Предусматривать в планах время на краткосрочные перерывы для отдыха.

· Составлять план на день накануне вечером, а утром его корректировать.

· Все планы составлять в письменной форме и документировать расход времени.

· Использовать для планирования времени специальный инструментарий.

В рамках общего планирования планирование времени ориентируется на соответствующие долгосрочные (стратегические) цели, которые, в свою очередь, подразделяются на оперативные. При установлении времени для достижения профессиональных целей можно получить представление о наиболее предпочтительном его распределении и целесообразной очередности дел.

В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды:

· долгосрочный (3-5 или более лет);

· среднесрочный (1-3 года);

· текущий (1 день-3 месяца - квартальные, месячные, декадные, недельные, дневные планы).

Планирование времени представляет собой закрытую систему, в которой прослеживается тесная связь между отдельными видами планов. Так, долгосрочные планы конкретизируются в средне- и краткосрочных планах, в планах текущего периода и планах дня.

Исходным пунктом процесса планирования является план жизни. На его основе составляется план на ближайшие годы, а на его основе - годовой. После этого проводится разбивка на кварталы, составляется соответствующий план для контроля над выполнением годового плана.

В течение года через равные промежутки времени рекомендуется обдумывать события истекшего периода и при необходимости вносить изменения или переносить сроки (промежуточный контроль). В конце каждого квартала необходимо устанавливать ориентиры на следующий период и определять, какие задачи в нем следует исключить, какие - перенести, а какие - добавить.

Планы реальны в том случае, если определяется еще так называемое свободно планируемое время, а также предусматриваются резервы времени для решения дополнительных и непредвиденных задач.

Недельный план предполагает еще более детальный прогноз предстоящего периода. Исходя из месячного плана, составляется на неделю распорядок всех дел с указанием необходимого для их исполнения времени.