Аспекты управленческой практики

Центральная Избирательная Комиссия - Приказ об организации окружной избирательной комиссии и запрос о количестве избирателей в селе - Глава администрации;

Жалоба пенсионерки Власовой В.Н. на отсутствие выплат социальной помощи за дрова в 2003 году и др.

Получаемая корреспонденция распределяется в подразделение с учетом задач и обязанностей руководителей и специалистов. Сроки исполнения документов могут быть разные; как типовые, так и индивидуальные. Это может быть срок от 15 до 30 дней в зависимости от сложности их изучения и проверки. Индивидуальный срок определяет руководитель в своей резолюции.

Основные требования к деловому письму:[31]

) четкость и краткость изложения;

) полнота информации;

) конкретность предложений;

) убедительность и вежливость;

) грамотное оформление.

Работа с телефоном

Телефон - важное средство эффективности управленческого труда, оперативного делового общения. Но при неправильном использовании им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4 до 27% рабочего времени. При этом происходит обмен информацией, решаются соответствующие вопросы и выносятся решения. Специалисту и Главному бухгалтеру приходится часто общаться по телефону. Ежедневно около двух часов занимают телефонные разговоры. Чаще всего звонят до обеда. Во время разговора специалист записывает нужную информацию на листочек или в ежедневник. Важные звонки планируются или заранее (отмечается тема и время разговора, а также имя и отчество абонента). Переговоры ведутся в деловом тоне.

Естественно, что деловые телефонные переговоры определяются прежде всего личностью звонящего, его внутренней культурой и профессиональными качествами. Очень хорошо умеет разговаривать по телефону главный бухгалтер. Его разговор по телефону отличает точность, конкретность, содержательность, пунктуальность и вежливость. При этом она всегда умеет вежливо и умело завершить разговор.

Однако есть и ошибки:

звонок без предварительной подготовки и краткого плана разговора;

не ведется организованная последующая запись разговоров.

Искусство в пользовании телефоном состоит в максимальной экономии времени на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных телефоном возможностей. Умелое использование телефона экономит до 60% рабочего времени руководителя.