Совершенствование стилей и методов управления администрации с. Засопка

) Позитивист. Предложить ему подведение итогов.

) Всезнайка. Призвать группу занять определенную позицию по отношению к его утверждениям.

) Словоохотливый. Тактично прервать, напомнить о регламенте.

) Застенчивый. Ставить несложные вопрос, укрепить его уверенность в своих силах.

) Негативист. Признать, оценить его знания и опыт.

) Не проявляющий интереса. Спросить его о работе. Привести примеры из его сферы интересов.

) Расспрашивающий. Адресовать его по вопросам группе.

Во время проведения совещания сотрудники могут переходить из одного типа собеседника к другому. Это зависит от значимости темы, хода беседы, типа других участников беседы и других обстоятельств.

Работа с телефоном

Телефон является наиболее часто используемым и наиболее утомляющим средством коммуникации и тем самым наиболее частым источником "помех" в деловой жизни. [19]. Мы рекомендуем так строить подготовительную работу и осуществлять телефонные переговоры:

) Отгораживание. Если вы хотите завершить свою работу вовремя, ограничьте время на телефонные разговоры. Проинформируйте своих потенциальных абонентов, с которыми вы постоянно имеете дело (подчиненных, коллег, клиентов и др.) о том, когда вам не следует звонить. Обговорите по возможности время для ежедневных активных телефонных разговоров. Используйте иногда автоответчик. Важным помощником является секретарь. Секретарь может помочь абоненту в переадресовке интересующих его вопросов к сотрудникам, которые смогут лучше и быстрее дать желаемые сведения.

) Разговор без откладывания. В исключительных случаях важные звонки требуют немедленного ответа. При этом вы должны сразу же в начале разговора выяснить следующие пункты, которые облегчат вам рациональное ведение телефонных переговоров:

. Кто именно ваш абонент?

. О чем идет речь?

. Насколько срочное и важное дело у абонента?

. Когда вы сможете переговорить и по какому номеру?

) Телефонные блоки. Преимущества такого "серийного производства" перед многочисленными разрозненными звонками в том, что надо лишь один раз подготовиться и можно разом выполнить одноразовую работу. Продолжительность телефонных блоков не должна превышать 30 минут. Существуют наиболее благоприятные промежутки времени для телефонных звонков: с 8.00 до 8.30; с 13.30 до 14.00, после 16.30.

) Подготовка. Перед каждым звонком задайте себе три вопроса:

Есть потребность в контакте?

Обязательно ли знание ответа для того, чтобы прийти к соглашению?

Существует ли возможность последующей беседы с партнером?

Постарайтесь предупредить о своем звонке заблаговременно и выяснить время для последующего звонка.

) Ведение телефонного разговора.

Быть кратким: сводить фазу контакта до минимума;

Сообщите партнеру "о чем идет речь", и только затем объясните причины и подробности;

Во время разговора запишите важные подробности (имена, цифры).

) Избегайте "параллельных" разговоров

Следите за продолжительностью разговора;

В конце длительного разговора кратко подведите итоги;

Последнее впечатление должно быть благоприятным.

Рисунок 8. Рациональные переговоры по телефону

Телефон имеет много преимуществ по сравнению с письменными средствами коммуникации (телеграмма, почтовая корреспонденция). Это например:

Скорость передачи информации и непосредственный обмен ею;