Совершенствование стилей и методов управления администрации с. Засопка

Персональная связь;

Сокращение бумагообмена;

Экономия денег и времени.

Вышеперечисленные советы помогут вам вести грамотные, планомерные и поэтому более результативные переговоры по телефону.(рисунок 8)

Система планирования времени

Я предлагаю вам ясно представить себе, насколько ограничен ваш бюджет времени и спланировать его. Таким образом, вы сможете лучше представить свой временной бюджет и совокупность задач, а также перепоручить менее важные дела, уменьшить их число или отодвинуть на более поздние сроки. [26]

В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды:

долгосрочные цели 3-5 лет (и более);

планы на несколько лет;

среднесрочные цели 1-3 года (годовые планы);

текущие цели - 1 неделя - 3 месяца;

месячные, декадные планы.

На рисунке 9 планирование времени представлено как закрытая система, в которой видны взаимосвязи между отдельными видами планов.

По истечении соответствующего планового периода посредством сравнения "план - факт" определяются результаты периода, которые могут учитываться для корректировки планов на последующий период.

Рисунок 9. Планирование времени

Пять стадий метода "Альпы"

Я также рекомендую сотрудникам администрации воспользоваться в распределении своего рабочего времени методом "Альпа" (рисунок 9). Он состоит из пяти стадий:

) Составление заданий. Запишите все то, что вы хотите или должны сделать на следующий день. Используйте при этом сокращения, удобные для вас.

задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

невыполненное накануне;

добавившиеся дела;

сроки, которые надо соблюдать;

периодически возникающие задачи.

Реалистический план дня должен быть всегда ограничен тем, что вы фактически в состоянии сделать.

) Оценка длительности акций.

Поставьте против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно-общее время. Благодаря этому приему вы будете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавитесь, если под определенную задачу вы отвели определенное время.

) Резервирование времени про запас.

Мы рекомендуем при составлении плана дня придерживаться основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Доведите составленный вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел нужно перенести на следующий день, либо вычеркнуть, либо завершен за счет сверхурочных.

) Принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению.

Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5-6 часов.

Уточните вашу потребность во времени, сократив время на все дела до совершенно необходимого. Рассмотрите каждое дело с точки зрения возможности его перепоручения и рационализации.

) Контроль и перенос несделанного.

Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить и не все телефонные разговоры могут состоятся. Поэтому их приходится переносить на следующий день.

Если одно и то же дело переносится много раз, то оно становится обузой и тогда существуют две возможности. Вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца или вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой.